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电商化采购全程闭环管控

热度0票 浏览57次 时间:2020年4月25日 14:37
诸吉祥 郑浩 国网浙江省电力有限公司杭州供电公司 浙江省杭州市 310000摘要:本文结合近几年的电商化采购实践经验,围绕电商化采购的“请购”、“履约”、“结算”三大核心环节,在开展关键点和风险点分析的基础上,按照“规范”、“高效”管控目标,建立全程闭环管控体系,在防范风险的同时不断提高电商化采购的便捷性规模效益。
关键词:电商化采购;闭环管理;管控
一、专业管理的主要做法
2.1、主要流程说明
2.1.1 电商化请购
电商化请购是电商化采购工作的第一步,做好请购对后续履约及结算工作至关重要。该环节重点开展以下管控工作:
1)完善采购目录
目录的完备性是电商化采购的基础,对于市、县公司而言,就是要充分配合省公司做好每个批次的电商化目录补充工作。由于在物资集约化实施以前,各地均是自主采购,缺乏统一的物资采购标准,导致电商化采购需求的种类及规格也纷繁杂乱。为此,做好目录补充工作,一是要在省公司下发目录的基础上根据各地实际查漏补缺;二是开展物资的通用性适配工作,减少需求种类,发挥规模效益。
2)健全采购审批
相较于电网工程物资,电商化采购物资的规格、数量一般没有经过严格的可行性分析及评审,采购的主观性相对较强,约束措施相对较少。为此,健全采购审批非常有必要。国网杭州供电公司建立了电商化采购的三级审批机制,即建立需求部门、专业管理部门、公司领导三个层级的审批制度,重点对“采购的必要性”、“采购的合理性”、“采购预算”等要素进行审批,确保需求计划的规范性和准确性。同时,对于财务部门有专项管理要求的固定资产及重点低值易耗品类物资,国网杭州供电公司还同步在请购审批环节植入了资产管理部门的工作流,从而确保物资部门后续发货动作的正确性。
3)规范请购点单
为规范请购点单,国网杭州供电公司设置了两道防火墙。一是规范请购账号管理,国网杭州供电公司积极开展电商化请购账号清理工作,全公司保留一个电商化采购账号,设置专人,安排专机负责电商化采购请购点单,确保请购操作全程处于物资部门的监督之下;二是 ECP 请购完成后,物资部门根据公司领导审批的电商化采购工作联系单,一一核对无误后方在 ERP 中审批请购单,对于无配套审批工作联系单的请购单,一律不予审批,从而从源头上杜绝了违规采购的发生。
2.1.2 电商化履约
电商化履约是电商化采购工作的核心部分,国网杭州供电公司“从严”、“从新”、“从实”做好履约管控,并在实践过程中不断完善细节,取得了较好的效果。
1)从严管理,严格刚性履约
在履约过程中,一是刚性履约,严格依照 ECP 及 ERP 请购单履约,不能因品牌满意度差异或结构性缺货而私自换货;二是要做到“两两核对、收发分离”,即配送单必须与采购订单一致,入库和出库必须分别安排人员独立操作。
2)从新管理,建立“远程 + 现场”的物资入库验收方式电商化采购物资“零”、“散”、“小”的特性对电商化履约提出了更高的要求。尤其是在到货验收环节,同一个订单分批到货或到货数量不一致的情况经常发生。同时,部分价值较低的小件物资,如一律到仓库后再领用既不经济也不现实,但如直发现场,物资部门人员有限,也不可能每次均到场开箱验货。针对上述困难,国网杭州供电公司创新手段,在确保管控要求不放松的基础上,摸索出“现场 + 远程”入库监管模式。具体管理原则如下:
①以入库管理为主,如无特殊原因,均入库验收后领用。
②对于二次搬运成本较高的大件物资,经仓库保管员车板验收合格后,与需求部门当场办理交接手续,再由需求部门押车,供应商直发现场,从而节约企业配送成本。
③对于需求较紧急及价值不高的物资,允许直发现场,物资部门既可参与现场验收,也可通过 3G 移动视频等方式远程验收。
对于未安装3G移动视频的单位,物资部门可要求其通过手机微信、OA 上传验收图片或视频等方式记录验收过程。
3)从实管理,建立物资质量二级验收机制
电商化物资种类繁多,物资仓储人员很难对全部物资进行质量把关。国网杭州供电公司从实际出发,建立了“物资人员”、“职能部门”二级物资质量验收机制。物资人员负责品种、外观及数量验收,职能部门负责具体规格参数、使用性能方面的验收。二级验收机制相互配合,有效的提高了验收质量。
4)完善细节,提高管理
细节管理在电商化采购工作往往能取到“四两拨千斤”的功效,不断完善细节,将大大提高电商化物资履约效率。一是畅通买卖双方的沟通信息,及时沟通;二是规范货物的外包装,无论是供应商自行发货,还是外委第三方发货,货物外包装必须标注采购订单编号、供应商名称及联系方式;三是发货细节,对于供应商选择快递发货的小综物资,提醒供应商选择送货上门的快递公司。
2.2.3 电商化结算
1)发票校验:确保两个一致性,一是采购订单与入库单的一致性,二是入库单与发票的一致性。同时,当月到货物资要求供求商当月开票,确保不跨月暂估。
2)货款支付:全部电商化货款支付必须严格根据发票校验结果自动生产付款申请,不允许手工创建支付申请,并形成当月收货,次月付款机制,及时付款。
2.2.保证流程正常运行的专业管理的绩效考核与控制2.2.1 建立电商化采购季度通报机制。结合年度费用预算,物资部门按季度通报各部门电商化采购情况,督促各需求部门及时请购,防止突击采购造成的风险。
2.2.2 建立电商化采购预警机制。一是开展电商化物资上架期限预警,提醒各需求部门及时采购,因电商化物资到期下架未及时采购而导致的缺货风险由需求部门自行承担;二是开展到货物资领料预警,设置 7 天、15 天、30 天三个时间节点,到货后超过 30 天未领出将被考核
2.2.3 严肃处理违规换货行为。物资仓储人员严格按照 ECP 请购单进行入库验收,凡实际到货物资与请购单关键信息不一致的,经查实属于需求部门违规换货的,一律不予签收入库,并按重大违规事项纳入考核。
2.2.4 扎实开展履约评价工作。扎实开展履约,不断督促供应商提高产品质量及服务响应能力。一是配合上级部门开展年度例行评价工作;二是公司自行组织问卷调查,及时了解需求部门对电商化采购的意见、建议。
三、问题与改进
3.1、专业管理存在的问题
3.1.1、电商化物料主数据库还待进一步完善
电商化物料主数据库还待进一步完善。部分物资的规格型号与物料描述内容不对应,如物料描述为“远动机配件”,规格型号却是成套装置的型号,还有部分物资物料主数据中的计量单位与市场销售的通用单位不符,如洗发液等市场销售以亳升 / 瓶计量,ERP 中以公斤计量。
3.1.2、采购订单“一单一评价”功能需尽快上线
采购订单“一单一评价”功能实现了对供应商履约的精准评价,评价内容更细致、更具操作性,从而为促进供应商进一步提高产品质量及服务水平奠定基础。当前,电商化采购订单尚不能实现“一单一评价”,需省公司尽快在 ERP 系统中开发上线。
3.2、今后的改进方向或对策
3.2.1、梳理物料主数据库。建议网省公司在这方面可寻求国内一些大型的制造商或经销商的支持,将市场成熟的产品纳入物料主数据库,编制正确的物料描述。将市场不存在或已经淘汰的物料剔除出主数据库。3.2.2、加强需求预测。加强对历年 ERP 合同货物数据的分析,结合年度投资计划、年度部门预算等信息,对各需求物资、数量、金额等数据进行综合统筹平衡,提高电商化采购物资计划申报的准确性。
结束语:
通过本文对电商化采购全程闭环管控的相关分析和改进建议的提出,希望可以对未来该行业的发展带来很大的帮助。
参考文献:
[1]张爱华,电网物资电商化采购创新模式的应用研究 [J];科技资讯,2018(2)23-27

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